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八、矩阵式项目管理组织结构与学习型企业
在知识经济时代,劳动力结构发生了变化。工业经济时代,直接从事生产的工人,占劳动力的80%。企业管理经常抓的一项管理措施,就是削减科室人员,尽量充实生产第一线,从而提高劳动生产率。而知识经济时代,直接从事生产的工人,逐步被机器取代,占劳动力的比例反过来不到20%[⑦]。从公司自身发展来看,我们已经在应用矩阵式项目管理结构了。2008年材料管理人员由机电物资部统一管理,2009年开始核算人员是经营管理中心对口管理,2010年安全员归安全部对口管理及培训。同时,为了进行有效管理,项目管理中心正制订办法对质量管理人员进行统一培训及对口联系。公司新成立的大项目都是从公司各个项目抽调人员而全新成立,项目完工,人员也基本被抽调到其它项目。采用矩阵式项目管理,专业人员统一归各部门进行管理,新项目部组织机构由项目经理在各部门选聘人员构成。这样的优点有以下方面:首先,公司进行了扁平化改造,减少中间管理层级,职能部门的管理直接对接到项目部,加大了管理的强度。采用矩阵式管理,加强了职能部门与项目部专业人员的对口联系,同时加强了公司对项目部的管控和服务力度。其次,按照工程项目的临时性特点,项目部在工程开始成立,工程结束而解散。在项目部解散后,专业人员可以收归职能部门,职能部门根据项目部需要,可以对其它任务强度大的项目进行支援,避免人力资源的浪费。同时,专业人员把在工地上的工作经验带回职能部门,职能部门也把公司的办事流程及系统的专业知识传输给专业人员,再让专业人员带到项目部进行应用。通过矩阵式项目管理结构应用,企业知识会形成一种学习、应用、总结、积累的一种不断上升的良性循环模式。
九、项目前期策划[⑧]与学习型企业
孙子曰:“夫未战而庙算胜者,得算多也;未战而庙算不胜者,得算少也。多算胜,少算不胜,而况于无算乎!吾以此观之,胜负见矣”。战争前的周密策划能增加胜算的几率,我们项目管理也是一样的,做好前期策划能增加项目成功的几率,能增加项目的盈利。现代项目越来越大,越来越复杂,在开始实施前,展开周密策划,把困难提前,把问题解决在没有发生之前,这样而能最大限度的保证项目的顺利实施。不仅如此,项目的前期策划还能助进学习型企业文化的建立。项目前期策划就是运用公司已有的制度与管理方法、人力资源库、设备数据库、材料数据库、企业定额库、企业技术积累等企业知识,在工程项目施工之前或施工前期,对项目的施工组织方案和措施、经营管理目标和方案的总体筹划,也就是对项目经营模式、项目组织机构及人员、人才培养、施工平面布置、施工技术方案、施工进度、质量、安全文明施工、成本、机械设备配置、施工材料组织、风险规避方案等进行策划。这就要求我们对公司已有的知识进行总结、应用。同时,策划完毕后对项目部进行全面的交底,培训。交接公司的管理制度、办事流程、职能部门管理要求、合同文件、招投标文件、法律法规、技术规范等一切与项目相关的知识文件,让项目部在公司已有的积累上进行管理,避免项目部重复劳动。让项目人员对项目管理的方向更加明确,让项目部与职能部门的沟通更加流畅。对项目成员是一次全面学习企业知识积累的机会,让其更快的找到自己的位置,更快的进入工作状态。项目实施过程中,通过策划人员对项目的检查,追踪策划效果,以改进策划能力。实行前期策划,把问题提前,把问题解决在发生之前,避免出现搞突击、搞混战,避免领导是救火队员局面,同时集中优势力量进行前期策划能弥补管理力量不足的问题。公司成立项目管理前期策划委员会来进行施工项目的前期策划,这无疑将给公司的项目管理带来跨越式发展。
十、自我提升
在历史长河中,人的生命是那么的短暂,但即使是这样也不妨碍人们在其中散发光芒。所有的取得卓越成就的人们,都是经过持续不断的艰苦奋斗达成的。也许我们无法改变生命的长度,但我们可以通过不断的学习来增加她的宽度和亮度,这样生命才更有意义。我们都是社会人,我们享受着国家给我们提供的基础设施、社会教育等公共资源,让我们便利的生活,我们也必须负起社会人的责任,为社会创造价值,我们必须学习以提高自己奉献的能力。你自己的知识越丰富,对事物的认知能力越强,你发现并抓住机遇的能力就越强,创造的财富越巨大。公司在第十二届一次职代会上提出,大力拓展省外、国外市场。要在项目总承包上(EPC)寻求一条路子。那么我们准备好了没有?公司各专业都有相应的管理制度和办事流程,你都知道了吗?你具有管理国际项目、EPC项目管理的知识了吗?你会运用国际沟通工具——英语了吗?社会在进步,公司在发展,我们需要的知识还有不计其数,你准备好了没有?只有你不断的学习才能满足需要,不然会被历史遗忘、会被社会和企业淘汰。
学会阅读。通过快速的阅读摄取信息,扩大知识面,使自己见多识广。据统计,美国人的领导一般一年要阅读大约50本书,中层干部阅读大约100本书[⑨]。如果你每秒能阅读5—9个字,那么10小时你就能阅读18—32万字,这个数字已经是一两本书的分量了。每天阅读两个小时,我们就可以轻松的超过美国人的阅读量。快速阅读是摄取大量信息的一种好方法,但是,对于专业知识必须反复阅读,反复思考。对专业知识的阅读也许开始速度比较慢,会花很多时间去理解消化,但是,知识是有累加效应的,你对专业知识掌握得越多,你对专业知识的理解能力越强,你的阅读速度就越快,你就会更快的获得更多的知识。
学会寻找知识。知识的寻找不限于在书本上,在互联网发达的今天,网络中几乎有你所需的任何知识,我们必须能够在浩如汪洋的信息中把他们筛选出来。基本的,要会运用百度、谷歌等搜索引擎,深入点的可以加入专业论坛获取专业知识(例如:网易土木在线-水利论坛等),再深入的会应用专门的知识库进行专业文献检索(例如:中国知网,万方数据库,美国土木工程师学会 y.org/等)。通过有的放矢的收集知识,广泛阅读相关文献,站在前人的肩膀上会看得更远,也会走得更远。
学会知识管理。利用计算机带来的便利,可以轻松的对文档、音频、视频等知识文件进场存储。需要基本的电脑操作,基本的文本编辑软件应用。比如记事本、Word、Excel等软件。再深入一点会运用网络提供的服务对知识进行管理。比如用博客、电子邮箱、OA系统等对知识进行管理。再深入一点可以运用专门的文献管理软件对知识进行管理,比如说Endnote、Biblioscape等专业文献管理软件。运用专业的文献管理软件有很多好处,一是方便查找;二是能对学习过的知识进行记录,更突出重点的进行复习;三是方便论文的引用。
注重知识的消化。通过知识的搜索,阅读,整理,把知识变成自己更容易理解的语言。可以是在原著上对重点进行标记、写注释、写总结、写体会,也可以对原著进行联想发散。总之就是得有所记录,通过阅读把重点部分取出来,然后不断的对重点进行复习,有的放矢,节约时间,增加学习的效率。
知识一部分是靠对外来知识的吸收,另一部分则是考自己的创造。在工作中要学会分析、思考、总结、应用,学会对吸收来的知识进行再创造。学会把自己的想法进行记录,学会写论文。注重,把知识转换成价值,体会知识带来的成果。如果人人都能保持学习的态度,养成自主的终身学习的习惯,学习型企业文化也就形成了,企业也必会腾飞!
[①]这里的文化,不仅仅包含知识、技术、管理、情操……,也包含了一切促进生产力发展的无形因素。
[②] 第一财经日报:中建总公司老总孙文杰谈国企成功七个支点
[③] 程书华、卜国清.资本新形式:知识资本.合作科技与经济.2002年 第01期
[④] 《项目管理知识体系指南》(PMBOK指南)(第四版)有定义并给予了大量相关信息,事业环境因素是指围绕项目或能影响项目成败的任何内外部环境因素。组织过程资产包括任何或全部与过程相关的资产。这些过程资产包括正式和非正式的计划、政策、程序和指南。过程资产还包括组织的知识库,如经验教训和历史信息。组织过程资产可能包括完整的进度计划、风险数据和挣值数据。
[⑤] 彼得•F•德鲁克.新型组织的出现
[⑥] 建筑企业QC小组活动基础教材·中国建筑工业出版社·中国建筑业协会工程建设质量管理分会
[⑦] 中国企业建立完善知识管理系统的应对措施.焦彦龙.河北工业.2006.9
[⑧] 左地龙.云南建工水利水电建设有限公司项目管理前期策划实施细则
[⑨] 张声雄.如何创建学习型组织