行政部工作流程(2)

　　、 品

　　1、公司宣传品包括手提袋(长、短)、宣传彩页、公司简介和说明书等。

　　2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记。

　　3、领用宣传品在5份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。

　　4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。

　　5、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。

　　十二、 会议管理

　　1. 公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。

　　2. 会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等(见附表3)，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。

　　3. 除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。

　　4. 会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。

　　5. 会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。

　　十三、 车辆管理

　　1、 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：

　　2、 公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。

　　3、 公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。

　　4、 “派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。

　　5、 车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。

　　6、 行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时(指不正常)应送请调整修理。

　　7、 公司车辆内部使用费用如下:

　　① 市内用车：普通轿车里程费1.5元/公里;面包车里程费2元/公里。

　　等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按0.5元/分钟计费。

　　② 长途用车：普通轿车里程费1.0元/公里;面包车里程费2元/公里。

　　直接费用(如汽油费、过桥过路费、停车费等)，由各用车部门自理。

　　③各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。

　　十四、设备维修流程

　　1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员;

　　2.部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》(提供设备编号和故障现象)，部门经理批准后送交行政部;

　　3.行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修;

　　4.通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用;

　　5.机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用;

　　6.涉及到的维修费用，由各部门承担。

　　十五、电子屏使用规范

　　(一)原则

　　电子屏是公司对内对外的信息传递载体。为更好的使用电子屏，做到使用主体合格，信息确认有效，发布时间合理等，特制定本使用规范。

　　一、 使用主体

　　1、行政享有电子屏的操作及管理权。

　　2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理。

　　3、电子屏责任人的职责包括：及时实施公司信息发布，制定信息发布时间表，制定信息更新计划，电子屏信息发布的汇总整理，电子屏日常维护，电子屏故障排除，电子屏修理配合等。

　　4、电子屏责任人对行政事业部经理负责。

　　二、 发布内容

　　1、电子屏的发布内容分为日常型信息和特别型信息。

　　2、日常型信息内容包含：公司宣传介绍、公司新闻动态、业内新闻动态。

　　3、特别型信息内容包含：各类通知、各类公告、各类贺词及其他信息。

　　4、日常型信息的搜集整理由行政事业部完成。

　　5、特别型信息的搜集整理由行政事业部配合消息相关部门完成。

　　三、 发布时间

　　1、电子屏的使用时间为每个工作日的上午8：30至下午 6：30(有特殊情况的除外)。

　　2、日常型信息发布时效：公司宣传介绍每日2小时，分4—6时段发布;公司新闻动态每日2小时，分4—6时段发布;业内新闻动态每日1小时，分2—4时段发布。

　　3、特别型信息发布时效由信息相关部门会同行政事业部核定：公告的发布时间一般为2个工作日，每日2小时，分4 个时段;通知的发布时间一般为1个工作日，每日2小时，分2—4个时段;活动贺词的发布时间一般为活动开始前1小时至后2小时。

　　四、 发布信息确认

　　1、电子屏发布的信息须经有关人员的确认方可发布。

　　2、日常型信息由行政事业部经理确认。

　　3、日常型信息的更新计划由电子屏责任人拟定，报行政事业部经理批准。

　　4、特别型信息由出处单位的分管副总确认。

　　5、特别型信息发布，须由出处单位填写电子屏信息发布申请表(见附件)，经分管副总确认后交由行政事业部组织发布。

　　附表：行政部工作人员职能划分表

　　姓名房间号工作职能

　　405公司行政、、后勤全面协调管理(含车队管理、大楼办公室使用情况协调等)

　　405公文流转、收发传真、办公用品发放、午餐管理、绿化管理、饮用水管理、订餐、订房、订票等

　　405一楼接待、信件收发、办公配合

　　405文印、传真信件的办公配合

　　403印章管理、研究生管理、管理

　　403一楼接待文秘、图书室管理

　　403固定资产管理(含设备申购)、保安保洁管理、各种维修服务

　　405宣传、文秘、宣传品和礼品发放、

　　405会议接待、、活动策划(含活动)